CLÁUSULA DE NOTIFICACIÓN POR CORREO ELECTRÓNICO
Para dar agilidad a todo trámite o comunicación entre las partes lo más eficiente es establecer dentro del contrato la dirección de correo electrónico donde se recibirá y enviará toda comunicación, recibos de pago de servicios públicos, recibos de pago de cuota de administración del condominio, preaviso, advertencia de incumplimiento contractual y todo lo pertinente con las obligaciones contractuales que requieran de disponer a la contraparte de información y comunicación.
Con fines ilustrativos como ejemplo se presenta la redacción así: "CORREO ELECTRÓNICO PARA COMUNICACIONES, REQUERIMIENTOS Y NOTIFICACIONES: La parte que tenga un documento o información que deba poner a disposición de la otra parte contractual, deberá enviarla por correo electrónico, es decir todo requerimiento, comunicación, comprobantes de pago de los recibos de servicios públicos, comprobantes de pago de la consignación bancaria del canon de arrendamiento, comprobantes de pago de cuota de administración del condominio, advertencia de incumplimiento contractual y demás obligaciones. El envío se realizará a la dirección de correo electrónico que está determinado al pie de la correspondiente firma del presente contrato. El preaviso de la terminación del contrato y las notificaciones judiciales se realizarán por correo electrónico certificado. Las partes se comprometen a revisar la bandeja de correos electrónicos incluyendo la de no deseados por lo menos una vez a la semana, así mismo se comprometen a responder todo correo electrónico recibido con acuse de recibo por el mismo medio dentro de los diez (10) días hábiles subsiguientes a la fecha que fue recibido en la bandeja de correo, la regla general es el uso del correo electrónico, única y exclusivamente se enviará correo físico en caso fortuito o por fuerza mayor."
Por lo anterior, es importante que cada parte contractual aporte una dirección de correo electrónico que revise constantemente, letra por letra verificar que sea el correo electrónico real, ya que si llega anunciar un correo electrónico que no corresponde al real ya sea por equivocación cometida de buena fe o por negligencia, no podrá alegar indebida notificación, esto conforme a la lógica del principio del derecho que dice: “Nemo auditur propriam turpitudinem allegans” que en castellano es: "Nadie puede alegar a su favor, su propia torpeza."
El lugar más adecuado para plasmar el correo electrónico dentro del contrato es al pie de su correspondiente firma que luego se autenticará con biometría ante Notario Público, para mejorar la trazabilidad es conveniente que las partes previamente se hubieren comunicado usando los correos electrónicos que anuncian como suyos, para dar certeza sin lugar a duda sobre la entrega en debida forma el correo electrónico del preaviso de terminación del contrato y las notificaciones judiciales lo mejor es obligarse contractualmente a enviar dichos correos por correo electrónico certificado, que es un servicio que requiere de un tercero con plataforma autorizada.
En el mercado hay varias empresas reconocidas que prestan el servicio de correo electrónico certificado, emitiendo un documento denominado "prueba de envío, entrega, lectura (según el caso) y/o acuse de recibo" generalmente se emite en formato PDF, este documento evita complicaciones dando celeridad a un eventual proceso judicial, ahorrando tiempo, ahorrando gastos de altas sumas de dinero, costas, evitando el desgaste de las partes y del aparato judicial, librándose de tachas de falsedad, evitando la realización de pruebas técnicas periciales que se requieren para demostrar el correcto envío de un correo electrónico.
En virtud del principio de lealtad es importante establecer que las partes emitan acuse de recibo, ya que así tendrán certeza de que la otra parte está enterada y ha leído la información o documentación que se envía, esto evita conflictos por malos entendidos y carencia de comunicación, es bien sabido que una persona de negocios debe revisar su correo electrónico constantemente o por lo menos una vez a la semana, por lo anterior, es un plazo prudencial para que emita el acuse de recibo los diez (10) días hábiles subsiguientes, plazo que se calcula desde recibirlo en su bandeja de correos, no desde la fecha de revisión del correo, por ejemplo si se recibe a las once (11) am (hora hábil) el lunes cuatro (04) de marzo del 2024, inicia a contarse los días hábiles subsiguientes desde el martes cinco (05) de marzo del 2024, dando plazo a más tardar las (17:59) horas del lunes dieciocho (18) de marzo del 2024, según como se debe calcular los términos en días conforme a la ley, siendo un término más que suficiente, de todas formas si para responder el correo electrónico con acuse de recibo se quiere otro plazo, este se puede ampliar o reducir de común acuerdo.
Recuerda ser siempre ¡muy eficiente!
11/marzo/2024